Stap 1: Ga online werken
Halveer uw ICT-kosten door geheel online te gaan werken. Investeer niet langer driejaarlijks in een serverpark. Vergeet de mensen die een dag in de week uw ICT-infrastructuur komen beheren terwijl u zich afvraagt ‘wat ze eigenlijk doen’. U weet wel dat het €2000 per maand kost. Maak daarentegen gebruik van al het moois wat inmiddels direct vanuit de datacenters van Microsoft, IBM, Google en Salesforce beschikbaar is. Tegen lage variabele kosten per gebruiker per maand. Functionaliteit varieert van email en gedeelde agenda’s tot volledige online ERP oplossingen voor de zakelijke dienstverlening. Uw gehele bedrijfsproces kan worden ondersteund met laagdrempelige maar krachtige zakelijke software via internet. Veilig bovendien en oneindig schaalbaar.

Behalve uw ICT-server kan ook de telefooncentrale de deur uit. Telefonie via internet is net zo goed en biedt veel meer flexibiliteit.

Prijzen voor online werken beginnen bij €10 per medewerker per maand. U kunt dan beschikken over ‘hosted’ email, gedeelde agenda’s, opslag en delen van documenten. Voor €10 extra kan er aanvullende ondersteuning worden geboden (instructie, servicedesk). Nog €10 voor telefonie en u kunt voor €30 all-in per medewerker per maand uw basis bedrijfsproces en communicatie geheel online ‘draaien’. Waar dan ook. Inclusief uptime en gebruikersondersteuning. Vanaf €40 per medewerker per maand is daarbij ook project-, relatiemanagement, administratie en facturatie inbegrepen. Vergelijk deze prijzen eens met uw huidige ICT-budget. Schrik niet als blijkt dat u de helft van uw huidige ICT-kosten alternatief kunt aanwenden.

Stap 2: Sluit uw kantoor
U kunt nu altijd, overal met iedereen (samen)werken. Dus waarom nog de vaste kosten en inflexibiliteit van een eigen kantoor? Huur daarentegen een aantal dagdelen per week een werk/overleglocatie. Dat kan een vaste plek zijn of steeds ergens anders. Het aanbod van flex- en co-working plekken is enorm, de prijzen laag. Omdat al uw bedrijfsapplicaties en data via internet beschikbaar is, hebben u en uw medewerkers voldoende aan een laptop met internetverbinding. Om thuiswerken te faciliteren kunt u uw medewerkers die beschikken over een tuin het gebruik van een Hubbel aanbieden. Werken bij klanten is een derde uitwijkmogelijkheid. Met dongels en PDA’s heeft bovendien onderweg ook ‘uw zaak op zak’.

Stap 3: Investeer in mensen
Het draait bij Het Nieuwe Werken om mensen. Investeer daarom in hun kennis en vaardigheden. Vooral als er vaker ‘op afstand’ gewerkt gaat worden met nieuwe technologie. Als zij meer verantwoordelijk krijgen over het hoe, waar en waarom van hun werkzaamheden. Overweeg trainingen Slimmer Werken en spijker communicatieve vaardigheden bij. Het vrijgevallen budget door stappen 1 en 2 is dermate groot dat er vrijwel onbeperkt initiatief kan worden genomen om de bedrijfscultuur in stand te houden of zelfs te verstevigen. Uw mensen zelf zijn hierbij uiteraard de beste leidraad. Geef hen hiertoe het initiatief.

Stap 4: Meet voortgang
Om objectief begin- en tussenstanden op weg naar Het Nieuwe Werken vast te stellen raad ik van harte de Factor4Index aan. Het stelt vast ‘wat goed gaat’ en ‘wat beter kan’. Gebruik de uitkomsten van dit meetinstrument als praatstuk. Ga met elkaar in gesprek over de uitkomsten op de aspecten cultuur, organisatie, technologie en inspiratie. Mijn enthousiasme over deze methode is gebaseerd op het feit dat deze vier elementen zijn ontleend aan het werk van Ken Wilber. Deze filosoof en auteur beschrijft in zijn boek ‘Een beknopte geschiedenis van alles’ het ontstaan van de mensheid, organisaties en culturen. Hij combineert daarbij wetenschap en spiritualiteit. Ik vind het prachtig dat er een ‘meetinstrument’ is dat voortborduurt op zijn inzichten en simpelweg met 64 online vragen de brug slaat naar Het Nieuwe Werken.

Het is mijn ervaring dat deze stappen voldoende zijn om snel, pragmatisch en zonder meerkosten over te stappen op Het Nieuwe Werken indien is voldaan aan de condities zoals in de inleiding gesteld.

Meer weten?
Wellicht vindt u dit een simplistische voorstelling van zaken. Ik nodig u van harte uit om dinsdag 25 mei het event ‘Nederland Werkt Online’ te bezoeken. U kunt dan van mede-ondernemers horen hoe zij bovenstaande stappen hebben gezet en wat ze daarvan hebben geleerd.

Programma en locatie
Begin met samenstelling van een inhoudelijk aansprekend programma. Doe dat niet alleen, maar samen met klanten, leveranciers en relaties. Ook zij hebben baat bij het onder de aandacht brengen van een gezamenlijke dienst, produkt of thema. Het hoeft niet groots, een dagdeel is prima. Zoek een geschikte locatie, een zaaltje in de buurt of horeca gelegenheid. Ikzelf ben gecharmeerd van Seats2Meet in Utrecht. Je betaalt er niet vooraf per zaal, maar achteraf per daadwerkelijke bezoeker. Een stuk minder risico en daarmee laagdrempelig. Bovendien: goede service, hulpvaardige mensen in een vibrerend innovatieve omgeving.

Eventsite en buzz
Je kunt nu alles zodanig klaarzetten dat je straks op de digitale tam-tam kan slaan. Maak allereerst een eventsite aan. Dat kan op verschillende websites, ikzelf gebruik Mindz. Dat is niet alleen kosteloos maar biedt ook veel extra functionaliteit, zoals afhandeling van betalingen. Ga ook lekker bloggen. Maak een Twitterpagina, met speciaal voor je event een eigen ‘hashtag’. In mijn geval #NLwerktonline. Daarmee kunnen anderen ‘tweets’ over de voortgang van het event makkelijk volgen. Hoe vaker jij en anderen bloggen en twitteren over je event, hoe sneller je in Google boven komt drijven. Google houdt namelijk erg van dynamische content. Een online persbericht zet je voor €10 op Pressdoc. Voordeel daarvan is dat je het inhoudelijk steeds kunt uitbreiden. Het kan behalve tekst ook video en plaatjes bevatten. Je kunt ook zien hoe vaak het is bekeken en hoe men het heeft gevonden. Laat niet na om citaten van autoriteiten op je vakgebied los te krijgen. Een kort filmpje is zo gemaakt en zet ook iets simpels in als Google Search Stories. Nog makkelijker is het om een PDF van je flyer als download in je LinkedIn profiel te hangen. Wil je ze echt op papier? Laat ze printen bij VirtualPrinter, 2500 stuks voor maar €140. Ik krijg ze niet op. Meld je event aan bij relevante online agenda’s. Volg met tools als Tracebuzz eenvoudig waar en door wie ‘de naam wordt genoemd’. Oh ja, wil je op het allerlaatste moment nog wat keycords, badges en give-aways bestellen? Ik heb goede ervaring met deze club.

Resultaat
Ondanks het feit dat de eigenlijke website nog niet live is, scoort deze al goed op de juiste zoekwoorden. Da’s toch gek? Of eigenlijk ‘te gek’! Het wonder heet ‘social media marketing’. Een gouden combinatie met een event. Hier staat een uitgebreider plan van aanpak van goede vriend Mischa Coster. Wat levert het mij op? Het event, wat 25 mei plaatsvindt, is bijna vol. Inmiddels wordt het persbericht 50x per dag bekeken. De Telegraaf besteedde er in de krant en op de website aandacht aan. Via Twitter zijn er meer dan 20.000 mensen bereikt. En dan moet het event nog plaatsvinden.

Kom zelf kijken!
Hierboven zijn alleen de inleidende ‘danspasjes’ beschreven. Belangrijk, maar het èchte event is natuurlijk waar het om draait. Misschien ben je enthousiast geraakt, zou je het ook zo willen doen en ‘de kunst komen afkijken’. Dat kan, op 25 mei. Schrijf je even in op de eventsite. Ik ben benieuwd of ik je mag begroeten en wat je er -in het echt- van vindt. Ga je zelf aan de slag? Laat het me even weten, met deze aanpak is succes verzekerd!

Update, 3 april 2010 Doorontwikkelde versie staat nu online. Genomineerd voor Building Holland Award 2010. Een felicitatie waard voor Floris van der Kleij en Piet van der Werf! Mooi te zien hoe voor mij Het Nieuwe Werken letterlijk in de achtertuin is begonnen en door bevriende, geïnspireerde, vakkundige ‘believers’ een stap verder is gebracht.

Update, 17 april 2010 Hubbel heeft Award gewonnen! Hier de nieuwe site!

Update, 25 april 2010 Kantoortuin figureert in speech Balkende tijdens CDA partijcongres op 24 april.

Update, 5 september 2010 De ‘werktempel’ is nu ook op TV geweest, bij ‘vrouw zoekt kunst’.