Update: Social Boat vaart woensdagavond 30 juni weer uit. Het wordt een zwoele zomeravond. Inschepen 18.30-19.00 uur bij IJkantine of 19.15 uur bij A’dam CS. Varen, netwerken en eten (aan boord, op terras en/of we laten pizza- of sushikoeriers aanrukken) tot ongeveer 22.00 uur. Laat even weten of je komt. Per email, telefoon, twitter ofzo.

Je kunt natuurlijk overal nieuwe leuke mensen ontmoeten. Vanaf vandaag kan dat ook bij mij aan boord. Vanwaar dit initiatief? Ik vaar met mooi weer regelmatig door Amsterdam. Vaak alleen, om even bij te komen. Soms met enkele passagiers, meestal vrienden, familie of buren. Mensen die ik al ken. Terwijl het ontmoeten van nieuwe mensen juist zo leuk is. Vandaar het idee het toeval een handje te helpen en mijn boot open te stellen voor maximaal acht spontane mensen die aanmonsteren. Een soort van Open Coffee, maar dan op het water. En veel spontaner, want er moet toch echt rekening worden gehouden met het weer. Vandaag is het zover, de eerste trip van Social Boat start om 17.00 uur bij de IJkantine. Het is namelijk strak blauw en wordt 25 graden. Dus, heb je tijd en zin vaar dan mee. Red je 17.00 uur niet, dan kan ik je ook later ergens in de stad oppikken. Kondig wel je komst even aan, er is immers beperkt ruimte. Stuur me even een mail of bel, een berichtje via Twitter kan ook. Volg Social Boat voor updates en volgende data. Ik hoop je vanmiddag aan boord te mogen verwelkomen!

Click here to view the embedded video.

Zie ook het artikel hierover in De Telegraaf of luister naar het radio interview van de Wereldomroep zoals elk heel uur uitgezonden op de dag van het event.

Bekijk hieronder een sfeerimpressie van de launchparty:

Stap 1: Ga online werken
Halveer uw ICT-kosten door geheel online te gaan werken. Investeer niet langer driejaarlijks in een serverpark. Vergeet de mensen die een dag in de week uw ICT-infrastructuur komen beheren terwijl u zich afvraagt ‘wat ze eigenlijk doen’. U weet wel dat het €2000 per maand kost. Maak daarentegen gebruik van al het moois wat inmiddels direct vanuit de datacenters van Microsoft, IBM, Google en Salesforce beschikbaar is. Tegen lage variabele kosten per gebruiker per maand. Functionaliteit varieert van email en gedeelde agenda’s tot volledige online ERP oplossingen voor de zakelijke dienstverlening. Uw gehele bedrijfsproces kan worden ondersteund met laagdrempelige maar krachtige zakelijke software via internet. Veilig bovendien en oneindig schaalbaar.

Behalve uw ICT-server kan ook de telefooncentrale de deur uit. Telefonie via internet is net zo goed en biedt veel meer flexibiliteit.

Prijzen voor online werken beginnen bij €10 per medewerker per maand. U kunt dan beschikken over ‘hosted’ email, gedeelde agenda’s, opslag en delen van documenten. Voor €10 extra kan er aanvullende ondersteuning worden geboden (instructie, servicedesk). Nog €10 voor telefonie en u kunt voor €30 all-in per medewerker per maand uw basis bedrijfsproces en communicatie geheel online ‘draaien’. Waar dan ook. Inclusief uptime en gebruikersondersteuning. Vanaf €40 per medewerker per maand is daarbij ook project-, relatiemanagement, administratie en facturatie inbegrepen. Vergelijk deze prijzen eens met uw huidige ICT-budget. Schrik niet als blijkt dat u de helft van uw huidige ICT-kosten alternatief kunt aanwenden.

Stap 2: Sluit uw kantoor
U kunt nu altijd, overal met iedereen (samen)werken. Dus waarom nog de vaste kosten en inflexibiliteit van een eigen kantoor? Huur daarentegen een aantal dagdelen per week een werk/overleglocatie. Dat kan een vaste plek zijn of steeds ergens anders. Het aanbod van flex- en co-working plekken is enorm, de prijzen laag. Omdat al uw bedrijfsapplicaties en data via internet beschikbaar is, hebben u en uw medewerkers voldoende aan een laptop met internetverbinding. Om thuiswerken te faciliteren kunt u uw medewerkers die beschikken over een tuin het gebruik van een Hubbel aanbieden. Werken bij klanten is een derde uitwijkmogelijkheid. Met dongels en PDA’s heeft bovendien onderweg ook ‘uw zaak op zak’.

Stap 3: Investeer in mensen
Het draait bij Het Nieuwe Werken om mensen. Investeer daarom in hun kennis en vaardigheden. Vooral als er vaker ‘op afstand’ gewerkt gaat worden met nieuwe technologie. Als zij meer verantwoordelijk krijgen over het hoe, waar en waarom van hun werkzaamheden. Overweeg trainingen Slimmer Werken en spijker communicatieve vaardigheden bij. Het vrijgevallen budget door stappen 1 en 2 is dermate groot dat er vrijwel onbeperkt initiatief kan worden genomen om de bedrijfscultuur in stand te houden of zelfs te verstevigen. Uw mensen zelf zijn hierbij uiteraard de beste leidraad. Geef hen hiertoe het initiatief.

Stap 4: Meet voortgang
Om objectief begin- en tussenstanden op weg naar Het Nieuwe Werken vast te stellen raad ik van harte de Factor4Index aan. Het stelt vast ‘wat goed gaat’ en ‘wat beter kan’. Gebruik de uitkomsten van dit meetinstrument als praatstuk. Ga met elkaar in gesprek over de uitkomsten op de aspecten cultuur, organisatie, technologie en inspiratie. Mijn enthousiasme over deze methode is gebaseerd op het feit dat deze vier elementen zijn ontleend aan het werk van Ken Wilber. Deze filosoof en auteur beschrijft in zijn boek ‘Een beknopte geschiedenis van alles’ het ontstaan van de mensheid, organisaties en culturen. Hij combineert daarbij wetenschap en spiritualiteit. Ik vind het prachtig dat er een ‘meetinstrument’ is dat voortborduurt op zijn inzichten en simpelweg met 64 online vragen de brug slaat naar Het Nieuwe Werken.

Het is mijn ervaring dat deze stappen voldoende zijn om snel, pragmatisch en zonder meerkosten over te stappen op Het Nieuwe Werken indien is voldaan aan de condities zoals in de inleiding gesteld.

Meer weten?
Wellicht vindt u dit een simplistische voorstelling van zaken. Ik nodig u van harte uit om dinsdag 25 mei het event ‘Nederland Werkt Online’ te bezoeken. U kunt dan van mede-ondernemers horen hoe zij bovenstaande stappen hebben gezet en wat ze daarvan hebben geleerd.

Programma en locatie
Begin met samenstelling van een inhoudelijk aansprekend programma. Doe dat niet alleen, maar samen met klanten, leveranciers en relaties. Ook zij hebben baat bij het onder de aandacht brengen van een gezamenlijke dienst, produkt of thema. Het hoeft niet groots, een dagdeel is prima. Zoek een geschikte locatie, een zaaltje in de buurt of horeca gelegenheid. Ikzelf ben gecharmeerd van Seats2Meet in Utrecht. Je betaalt er niet vooraf per zaal, maar achteraf per daadwerkelijke bezoeker. Een stuk minder risico en daarmee laagdrempelig. Bovendien: goede service, hulpvaardige mensen in een vibrerend innovatieve omgeving.

Eventsite en buzz
Je kunt nu alles zodanig klaarzetten dat je straks op de digitale tam-tam kan slaan. Maak allereerst een eventsite aan. Dat kan op verschillende websites, ikzelf gebruik Mindz. Dat is niet alleen kosteloos maar biedt ook veel extra functionaliteit, zoals afhandeling van betalingen. Ga ook lekker bloggen. Maak een Twitterpagina, met speciaal voor je event een eigen ‘hashtag’. In mijn geval #NLwerktonline. Daarmee kunnen anderen ‘tweets’ over de voortgang van het event makkelijk volgen. Hoe vaker jij en anderen bloggen en twitteren over je event, hoe sneller je in Google boven komt drijven. Google houdt namelijk erg van dynamische content. Een online persbericht zet je voor €10 op Pressdoc. Voordeel daarvan is dat je het inhoudelijk steeds kunt uitbreiden. Het kan behalve tekst ook video en plaatjes bevatten. Je kunt ook zien hoe vaak het is bekeken en hoe men het heeft gevonden. Laat niet na om citaten van autoriteiten op je vakgebied los te krijgen. Een kort filmpje is zo gemaakt en zet ook iets simpels in als Google Search Stories. Nog makkelijker is het om een PDF van je flyer als download in je LinkedIn profiel te hangen. Wil je ze echt op papier? Laat ze printen bij VirtualPrinter, 2500 stuks voor maar €140. Ik krijg ze niet op. Meld je event aan bij relevante online agenda’s. Volg met tools als Tracebuzz eenvoudig waar en door wie ‘de naam wordt genoemd’. Oh ja, wil je op het allerlaatste moment nog wat keycords, badges en give-aways bestellen? Ik heb goede ervaring met deze club.

Resultaat
Ondanks het feit dat de eigenlijke website nog niet live is, scoort deze al goed op de juiste zoekwoorden. Da’s toch gek? Of eigenlijk ‘te gek’! Het wonder heet ’social media marketing’. Een gouden combinatie met een event. Hier staat een uitgebreider plan van aanpak van goede vriend Mischa Coster. Wat levert het mij op? Het event, wat 25 mei plaatsvindt, is bijna vol. Inmiddels wordt het persbericht 50x per dag bekeken. De Telegraaf besteedde er in de krant en op de website aandacht aan. Via Twitter zijn er meer dan 20.000 mensen bereikt. En dan moet het event nog plaatsvinden.

Kom zelf kijken!
Hierboven zijn alleen de inleidende ‘danspasjes’ beschreven. Belangrijk, maar het èchte event is natuurlijk waar het om draait. Misschien ben je enthousiast geraakt, zou je het ook zo willen doen en ‘de kunst komen afkijken’. Dat kan, op 25 mei. Schrijf je even in op de eventsite. Ik ben benieuwd of ik je mag begroeten en wat je er -in het echt- van vindt. Ga je zelf aan de slag? Laat het me even weten, met deze aanpak is succes verzekerd!

Casus ‘zwangerschapsverlof’
Een goed lopend online handelshuis met internationale ambitie is 7×24 uur in bedrijf. Het kernteam bestaat uit twee, het totale team uit drie personen. Veel taken zijn uitbesteed, het kernteam voert daarover de regie. Men heeft geen invloed op de door zakenrelaties gebruikte hard- en software. Er wordt gewerkt op drie locaties: thuis, op kantoor en in het magazijn. Er is behalve internetverbinding thuis en op kantoor geen ict-infrastructuur. De communicatie met klanten en zakenrelaties verloopt volledig via email en telefoon. De directrice doet alles vanaf haar laptop met een externe harddisk als back-up. Feitelijk wordt het hele bedrijfssproces ondesteund door drie Office applicaties: Outlook, Word en Excel. Deze werkwijze bevalt op zich goed, behalve dat informatie, taken en acties moeilijk overdraagbaar zijn. En dat is wel nodig want over twee maanden wordt een kind verwacht. De vraagstelling: “Anticiperen op internationale groei en zwangerschapsverlof door ingebruikname van aanvullende, slimme software om efficient en effectief informatie te delen bij een gelijkblijvend proces.” Randvoorwaarden: snel te realiseren, eenvoudig, niet duur en ook bruikbaar zonder internetverbinding.

Dropbox
Mijn antwoord: Dropbox! Hélemaal geknipt voor deze situatie: multiplatform, werkt on- en offline, mobiele toegang tot documenten en foto’s, deze kunnen delen, synchroniseren en back-uppen, tot 100GB. Oneindige hoeveelheid gebruikers bovendien, voor enkele tientjes per maand. Ik heb het ter plekke op haar laptop geïnstalleerd, uitgelegd, snel de bestanden ge-upload en relevante folders gedeeld met collega’s. Hen ook kort geïnstrueerd. Meer was niet nodig, want na het klikken op de email-link ‘er zijn bestanden met u gedeeld’, wijst het zich vanzelf. Als het bij elkaar een uur heeft geduurd is het lang, inclusief de koffie.

Inmiddels gaat de opdrachtgeefster fluitend aan de slag. Naar volle tevredenheid werkt ze ‘altijd, overal en met iedereen samen’, zo bleek bij navraag. Haar plannen om na afloop van haar verlof over te stappen op geïntegreerde pakketsoftware had ze laten varen, ze zei: “Nergens voor nodig, dit werkt uitstekend, ik kan er met gerust hart een paar maanden tussenuit. Daarna houd ik het hierbij, bespaart me een hoop geld en gedoe.”

Succesfactoren
Dit bedrijf is letterlijk ‘in één dag met Het Nieuwe Werken aan de slag’. Waarom is dat gelukt? Ik denk dat de volgende factoren bepalend zijn geweest voor het succes: een informatie-intensief digitaal primair proces, een beslissingsbevoegde en actiegerichte opdrachtgever, focus op businessdoelen, pragmatische visie op gebruik van ICT, noodzakelijke samenwerking over bedrijfsgrenzen heen, wens tot minder email- en telefoonverkeer, geen beperkende ICT-afdeling of -regelgeving, internet zien als oplossing.

Nieuw denken
Dit is een simpel voorbeeld van hoe het nieuwe werken in één dag te doen is. Ik kan wel meer voorbeelden geven. Rode draad is daarbij dat het om ondernemers gaat die allang ‘nieuw denken’, maar door hun ICT-leverancier niets te horen krijgen over ‘nieuw doen’. Met online software bijvoorbeeld. Tegen variabele kosten, zonder investeringen en met ‘unlimited users’. Daarvan wordt ‘de aarde tenminste echt plat!’ Innovatief werken hoeft niet perse gepaard te gaan met moeilijke cultuurtrajecten. Zullen grotere bedrijven hun data op Dropbox zetten? Waarschijnlijk niet. Zullen ze de online oplossingen van Microsoft, IBM, Google en Salesforce gaan gebruiken? Waarschijnlijk wel. Althans, volgens Gartner. Zij voorspellen dat bedrijven uiterlijk in 2020 samenwerking ondersteunen met online software van een van deze partijen.

Praktijkmiddag
In dit artikel komt slechts één casus aan bod. Er zijn er veel meer. Van ondernemers die ‘in één dag met Het Nieuwe Werken aan de slag’ zijn gegaan. Zij komen daarover 25 mei uitgebreid vertellen tijdens het event ‘Nederland Werkt Online’. Het is een middag vol cases, demo’s en workshops ’slimmer werken’. Naar mijn bescheiden mening zijn dat voor ondernemers de belangrijkste ingrediënten om daadwerkelijk aan de slag te gaan met Het Nieuwe Werken.

Ben je er nog niet van overtuigd dat de wereld er op dit vlak een stuk eenvoudiger uit zou kunnen zien? Schrijf je dan in voor dit event en kom 25 mei naar Utrecht. Tot dan!

Click here to view the embedded video.

Click here to view the embedded video.

Uit de mond van ruim 30 geïnterviewde ervaringsdeskundigen tekende Bas op dat het einde van de vaste werkweek en vaste werkplek nabij is. Fabrieken zijn grotendeels al verdwenen, kantoren zullen hetzelfde lot beschoren zijn.

Organisaties worden kleiner, de mens komt centraal te staan. Werken nieuwe stijl wordt door betrokkenen zelf gewenst, is mogelijk geworden door allerhande communicatietechnologie, en noodzakelijk om diverse maatschappelijke problemen het hoofd te bieden. Files kunnen minder, arbeidsparticipatie kan omhoog en mensen kunnen meer doen in minder tijd. Voor werkgevers die het volledige vertrouwen schenken aan hun mensen breken gouden aan. Er zijn wel beren op de weg, maar wie niet meedoet, verliest. Het middenmanagement betaalt de rekening.

Werken Nieuwe Stijl is een losjes geschreven, makkelijk leesbaar en beschrijvend boek met hoofdstukken zonder samenvatting of conclusies. Bas wilde naar eigen zeggen ook geen ‘handleiding nieuw werken’ maken, maar inzicht geven in mogelijkheden en valkuilen. Daarin slaagt hij uitstekend.

Opbouw

Bas is als ‘auteur nieuwe stijl’ op pad gegaan en heeft zijn interviews gefilmd en op www.werkennieuwestijl.nl online gezet. Uit de ‘wie is wie’-lijst blijkt wie hij aan de tand heeft gevoeld. Dat zijn ervaringsdeskundigen, waarbij opvalt dat ICT-bedrijven, consultants en auteurs zijn oververtegenwoordigd. Dit ondanks zijn voornemen ‘het zo breed mogelijk te houden’.

Verderop in het boek blijkt waarom: “het aantal organisaties dat ervaring heeft met invoering van het nieuwe werken is klein”. De vijver met ervaringsdeskundigen dus ook. Na inkadering van het onderwerp in het eerste hoofdstuk (wie, wat en waarom) wordt vervolgd met drie kernelementen van werken nieuwe stijl: ‘technologie en communicatie’, ‘de werkplek’ en ‘mentaliteit en cultuur’. In veel nieuwe werken publicaties wordt ‘organisatie’ als vierde dimensie onderkend. Een hoofdstuk met deze titel ontbreekt. Het onderwerp blijkt na de ‘kritische succesfactoren’ alsnog aan bod te komen maar dan onder het kopje ‘toekomst’. Kees Froeling vat in het ‘nawoord’ het boek goed samen.

Nieuw doen, oud denken

De eerste hoofdstukken worden langs de lijnen van inmiddels bekende cases opgebouwd: Interpolis, Rabobank, Microsoft, KPN, BSO en Hewlett Packard. Het dekt goed de lading van het aangekondigde ‘wie, wat en waarom’ van werken nieuwe stijl. Het blijkt te gaan om werken nieuwe stijl in ‘enge zin’. Voordat Bas ‘zelf los gaat’ in het laatste hoofdstuk staat er: “Voor de meeste businessmodellen heeft werken nieuwe stijl geen of een heel minimale impact. Een organisatie moet, voordat men gaat werken volgens de principes van werken nieuwe stijl, wel goed kijken of efficiënter werken ook daadwerkelijk voordelen oplevert voor de organisatie.” Zo bezien is werken nieuwe stijl ‘nieuw doen, in oud denken’. Een beetje handiger, maar niet ècht anders.

Alle veranderingen van enige omvang gaan door deze fase. Wat dat betreft is de opzet van het boek ‘inzicht geven in de stand van zaken’ geslaagd. Het is de stand van zaken in de corporate wereld. Deze paradox wordt overigens direct bij het opslaan van het boek fraai geïllustreerd. De in ‘werken nieuwe stijl’ geïnteresseerde lezer wordt op pagina 2 ondubbelzinnig op de Auteurswet uit 1912 gewezen met alle verboden die daarbij horen. Het verhaal dat oproept om dogma’s te doorbreken moet dan nog beginnen.

Ruimere blik

In het afsluitende hoofdstuk (toekomst) gaan alsnog de remmen los. De auteur toont zijn ruime blik op werken nieuwe stijl: organisaties worden kleiner, zullen opereren in netwerkverband, zelfstandig gemotiveerde mensen staan centraal, zij werken in internationale virtuele projectteams met elkaar samen en bedrijven splitsen zich op tot onder de kritische grens van 150 mensen. Dit is goed voor de sociale cohesie zodat je mensen vrijer kunt laten. De voorspellingen worden niet alleen cultuurhistorisch gestaafd, maar ook met Edelman’s Trust Barometer. Deze laat al jaren een dalend vertrouwen in organisaties zien en een stijgend vertrouwen in mensen. Tel daar de afnemende levensduur van organisaties bij op en je krijgt een goed beeld waar ‘nieuw doen èn nieuw denken’ toe zullen leiden. Werken nieuwe stijl zal, indien beschouwd in ruime zin, grote impact hebben op businessmodellen van organisaties.

Veranderen nieuwe stijl

In aanvulling op ‘wie, wat en waarom’ zou expliciete aandacht voor ‘waar, wanneer en hoe’ niet hebben misstaan. Vooral over het ‘hoe’ lopen de meningen van nieuwe werken auteurs uiteen. Terwijl Dik Bijl in ‘Aan de slag met Het Nieuwe Werken’ een top-down benadering voorschrijft, beveelt Roland Hameeteman in zijn ‘Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken’ aan om toch vooral ‘ergens’ te beginnen. Bas bewandelt hier de gulden middenweg. Met het voorbehoud ‘er is geen standaard aanpak die altijd werkt’ neigt hij naar een bottom-up aanpak, ingebed in stevige kaders met management buy-in, heldere visie en doelen en een dedicated projectleider. Daarbinnen moeten medewerkers en middenmanagement worden voorzien van aanvullende kennis en vaardigheden middels training en coaching.

Kritische succes actor

Bas omschrijft in de eerste zinnen (en in zijn LinkedIn profiel) dat hij een levensgenieter is. Sinds 2007 is hij zelfstandig ondernemer en heeft werk en privé steeds slim gebalanceerd. Hij wenst dit genot ook anderen toe en heeft daarom dit boek geschreven. Een nobel streven waarin hij een prima handreiking doet. Zijn eigen hiermee ‘in het verleden behaalde resultaten’ bieden voor deze ene keer wèl ‘garantie voor de toekomst’. Op één voorwaarde: beschouw jezelf als kritische succes actor. Als werkgever of als werknemer. Precies zoals Bas dat zelf ook doet.